Як розгребти купу справ і дедлайнів — 11 методів

1

Фото: Harry Potter and the Philosopher’s Stone

Іноді дивишся на свій список справ і стає страшно — він навіть не вміщається на екрані.
Якщо на книжки із тайм-менеджменту у тебе не вистачає часу, а на авторські курси із планування — грошей, то цей текст для тебе.
Розповідаємо про 11 методів, які допоможуть правильно розставити пріоритети та подолати гору дедлайнів.

Getting Things Done (GTD)

Цей метод запропонував американський консультант з управління часом Девід Аллен.

Що треба: запиши у нотатнику чи додатку на телефоні всі справи, які треба виконати, а також результат, на який очікуєш та кроки, які треба зробити, щоб його досягти.

Так твій фокус зміститься від гнітючого переліку на виконання завдань.

Список можна згрупувати за сферами життя: навчання, робота, побут, розвиток. Для кожного завдання чи категорії встанови пріоритет, залежно від дедлайну.

Для планування від руки можна використовувати умовні позначення:

  1. Порожній кружечок – невиконана робота.
  2. Кружечок, перекреслений однією лінією – завдання, яке виконується зараз.
  3. Кружечок, перекреслений двома лініями – завдання скасоване.
  4. Напівзафарбований кружечок – завдання виконане не в повному обсязі.
  5. Зафарбований кружечок – завдання виконане.
  6. Кружечок зі стрілкою – завдання передане комусь на виконання.
  7. Знак оклику – важливе завдання.
  8. Кружечок з крапкою – це регулярне завдання, треба постійно про нього пам’ятати.

Матриця Ейзенхауера

Це лайфхак від тридцять четвертого президента США Дуайта Ейзенхауера.

Що треба: поділи аркуш на чотири сектори: «Важливо й терміново», «Не терміново, але важливо», «Терміново, але не важливо», «Не терміново й не важливо».

Кожне завдання треба записати у відповідні групи та виконувати в тому порядку, як перераховані сектори. Цей метод допомагає розставити пріоритети та не хапатися за всі справи одразу.

9

Канбан

Що треба: створи таблицю із трьома стовпчиками: «Зробити», «У процесі», «Готово». Запиши справи у перший стовпчик.

Під час роботи над завданням перемісти справу до другого стовпчика. Коли виконаєш роботу, додай пункт у третій стовпчик. Можеш розширити таблицю, додавши «Відкладено», «Триває перевірка» тощо.

Процес переміщення справ показує, що робота не стоїть на місці.

8

Running list

Що треба: зроби 7 стовпчиків із днями тижня. Праворуч один під одним запиши завдання.

На перехресті завдання й дня, коли, його треба виконати намалювй порожній квадрат. Коли виконаєш справу, заштрихуй квадрат.

Якщо завдання треба перенести на інший день, постав у квадраті стрілку праворуч та додай новий квадрат у потрібний день.

Якщо починаєш завдання, але не закінчуєш, заштрихуй половину квадрату. Якщо справу треба скасувати, перекресли квадрат.

Щоб планувати за цим методом, треба запам’ятати умовні позначки. Спосіб підходить для планування, як на тиждень, так і на місяць, адже таблиця обмежується заданим на початку терміном.

7

Mind-карта

Що треба: у центрі напиши дату або часовий проміжок. Зроби розгалуження на різні сфери життя: навчання, робота, саморозвиток, сім’я, дім, відпочинок, друзі тощо. У кожну зі сфер додай справи.

Перелік виглядає об’ємно, бо розміщується по колу, тому краще взяти великий листок. Техніка підходить для планування більш глобальних цілей.

Діаграма Ганта

Що треба: у стовпчик запиши перелік справ. Вгорі справа намалюй часову шкалу або стовпчики з датами. Залиш позначку в комірці на перехресті справи та дату початку й завершення. Замальовуй проміжок між двома позначками так, щоб вийшов прямокутник. Повторюй це для всіх справ.

Метод потребує підготовки з розрахунками та візуалізацією, але допомагає візуалізувати плани.

5

Метод «Салямі»

Що треба: запиши вгорі аркуша завдання. Нижче у хронологічному порядку визнач, які кроки допоможуть виконати.
Детально пропиши кожен етап в хронологічному порядку. Виконуй пункти лише один за одним. При цьому не можна переходити до нового пункту, якщо попередній ще не виконаний.

Ця техніка допоможе впоратися з об’ємним завданням.

1-3-5

Що треба: запиши у список завдань на тиждень чи день одну важливу справу, 3 справи середньої важливості та 5 дрібних задач. Розпочни виконання з верхніх чотирьох тасків, а потім переходь до наступної п’ятірки. Після виконання викреслюй пункт.

Ця техніка не залишає поза увагою ні масштабні завдання, ні дрібні рутинні справи. За день можна встигнути до 9 справ.

Правило 5/25 Воррена Баффета

Воррен Едвард Баффет – це американський підприємець та інвестор, який запропонував правило «обери найважливіше та роби лише це».

Що треба: зроби список із 25 справ, далі вибери 5 найважливіших. Не займайся двадцятьма іншими пунктами, допоки не досягнеш успіху у п’яти обраних.

Ця техніка допомагає знайти баланс між прокрастинацією та тисячею справ на добу.

Календар на місяць

Що треба: поділи аркуш на квадрати, що відповідають кожному дню місяця. У кутку кожного квадрату напиши дату. Записуй справи в потрібний день.

Цей метод підійде для довгострокового планування на місяць. За допомогою такої таблиці можна відстежувати свою завантаженість кожного дня.

10

Метод Айві Лі

Це техніка від американського бізнесмена, журналіста й піарника Джона Рокфеллера.

Що треба: увечері виділи 6 основних задач на наступний день. Розстав пріоритети цим завданням. Зранку розпочни з найбільш важливої справи та виконуй завдання за низхідним принципом — від більш важливого до менш важливого.

Якщо щось залишилося невиконаним, перепиши завдання в перелік наступного дня та додай нові справи.
Незроблені за попередній день завдання матимуть найбільший пріоритет, а далі – за важливістю. Повторюй цей процес кожного вечора.

Цей методж допомагає правильно розставляти пріоритети. Можна продовжувати список нескінченно, закреслюючи виконані пункти.

11

Помилка в тексті? Виділи її, натисни Shift + Enter або клікни тут.

comments powered by Disqus