Щоб вийшло «до мурашок»: як організувати свято

event1

Чим займаються випускники юрфаку? Ну, готують документи, працюють у суді, прокуратурі, податковій, організовують свята. Так, свята. Юля Шапаренко закінчила юридичний факультет КНУ імені Тараса Шевченка і близько семи років працює в івент-сфері.

Юля розповіла нам, чому її не приваблює кар’єра юристки, як вона почала організовувати події і як створити свято, від якого мурахи бігатимуть по шкірі.

Про вибір професії

juliaЯ завжди була творчою, займалася танцями. Коли вступала на юридичний, уявляла собі це дуже творчою сферою. Мені здавалося, що ставши адвокаткою зможу проявити себе. Але потім я зрозуміла: поки що юрист у нашій країні – це здебільшого механічна робота. Для мене це було нецікаво. Тому на третьому курсі я почала шукати, чим би могла займатися. Моя подруга працювала журналісткою і записувала інтерв’ю в івент-агенції. Вона і подала мені цю ідею.

Я почала досліджувати ринок організації подій і знайшла декілька івент-агенцій. Написала їм листи і розповіла, чим хочу займатися. Мене запросили на співбесіди і одна з них була в Event Café. Спочатку я працювала тут просто як хелпер. Тобто не проводила івенти, а спостерігала і переймала досвід. Мені було дуже цікаво, я віддавалася цьому максимально і готова була працювати більше, ніж потрібно. Тому за досить короткий термін мені довірили перший проєкт.

Для мене важливо, що кожне свято ми створюємо максимально про замовника. Ми цінуємо любов до деталей і персоналізований підхід.

Реклама

Є привід для свята: з чого почати?

Для нас, як компанії, перший крок – відчути клієнта. Якщо ти організовуєш свято для себе – проаналізуй себе. Щоб свято вийшло «до мурашок», воно має бути про людину, для якої зроблена ця подія.

Постав собі чи людині, для якої організовуєш свято, низку питань. Вони можуть бути банальними, але допоможуть знайти «родзинку», якою і запам’ятається подія. Запитай, де людина подорожує, як проводить час, яку їжу любить, яку музику слухає, про що мріє. Якщо говорити про пару, то часто ми просимо відповісти на питання окремо. Інколи відповіді відрізняються і з цим цікаво працювати. Навіть якщо ми плануємо день народження зовсім маленької дитини, то дізнаємося її вподобання: які кольори подобаються, на що позитивно реагує, як проходить звичний день сім’ї. Потрібно аналізувати ці анкети, бо часто та «родзинка» не на поверхні. Поверхневе не чіпляє.

event2

Де шукати ідеї?

Театр, сценографія (декорації, костюми), балет (сучасний і класичний), шоу (кліпи, концерти), кіно, мода. Спостерігай, як будуються шоу. Звертай увагу на деталі. Які костюми відтворюють епоху вистави? Які декорації підкреслюють атмосферу шоу? Яке світло використовують на модних показах?

У живописі та графіці можна знайти патерни, приклади поєднання кольорів, щоб використати їх у дизайні власного свята. Ці ідеї можна зберігати в окремій папці для натхнення. І не забувати про Pinterest. Якщо почнеш шукати там фото для натхнення, то потім соцмережа самостійно підбиратиме для тебе рекомендації.

Коли постійно розвиваєш світобачення, то в момент організації свята одразу з’являються ідеї і ти не витрачаєш багато часу на пошуки.

Визначаємо бюджет

Потрібно визначити суму, яку людина готова витратити на свято. Якщо ти не знаєш цього з самого початку, то можна запропонувати якусь неймовірну концепцію, а потім упертися в рамки бюджету й ідея вже «не зіграє».

За невеликі кошти можна зробити вечерю з персональним меню, красивим декором і вишуканою музикою. Ці складові створюють особливу атмосферу і такий варіант кращий, ніж намагатися в цей бюджет вкласти щось концептуальне. Для реалізації унікальної концепції потрібні значно більші витрати.

Локація

Місце проведення має відповідати ідеї свята. Якщо у тебе концепція балу-маскараду, а локація – будинок у стилі хай-тек, то потрібен нереальний бюджет, щоб скло і бетон перетворити на старовинний замок.

На локації потрібно звертати увагу на деталі. Якщо тобі не подобається підлога, то доведеться чимось її накрити. А це – додаткові витрати. Звертай увагу на меблі, текстиль, дах. Запитуй, що можна чи не можна знімати, переставляти, виносити.

Перевір обслуговування у закладі. Можна прийти на вечерю в обране місце. Обслуговування – важливий пункт. Персонал також створює атмосферу і настрій свята.

event3

Один у полі не свято

Після того, як у нас є ідея, бюджет і локація, ми розуміємо, хто потрібен, щоб утілити весь задум. Команда: ведучі, актори, балет є підсилювачами нашої ідеї. Тому, наприклад, якщо ми шукаємо музикантів, потрібно аналізувати, чи підходить нам репертуар або вигляд виконавців. Як шукати? Через знайомих і заклади, у яких класна музика. Ти заходиш на сторінку ресторану і бачиш, хто там виступає і яку музику виконує.

Оформлення

Декор формує атмосферу і відображає ідею. Я за те, щоб співпрацювати з декораторами. Обговорювати локацію і разом продумувати декор.

Світло – це окремий елемент декору. Воно може змінюватися залежно від настрою свята. Коли кожна частина події підкріплена відповідним декором, звуком, світлом, то у гостей виникають потрібні нам емоції.

Тренд на івентах – це відмова від традиційних застіль. Їх замінюють фуршетом чи персональною подачею страв. Під час вечері шеф-кухар може розповідати, як готувалася страва, а сомельє – яке вино до неї пасує.

Важливо пам’ятати про дрібнички: яка страва, який келих, яка наліпка, пакетик, тканина. Усі ці деталі складають загальне враження і дають відчуття вдалої чи невдалої події.

event4

Етапи свята

Залучення гостей у свято. Круто, коли від них очікується якась дія ще до початку події. Наприклад, під час запрошення можна розповісти про дрес-код. Тоді гості заздалегідь продумають свій зовнішній вигляд, який теж є частиною свята, і прийдуть на подію вже залученими.

Прихід гостей – welcome-зона. Тобто поки гості збираються, уже грає відповідна музика, подається їжа. Люди можуть проходити крізь якийсь тунель чи лабіринт, а актори – взаємодіяти з гостями. Завдяки цьому ми налаштовуємо їх на настрій свята. Тому що всі гості приходять до нас із різними емоціями й думками. Часто буває, що навіть не кожен знає наречену чи нареченого. І для того, щоб налаштувати всіх на один лад, є цей час welcome.

Об’єднання гостей спільною ідеєю. Поки люди на святі трішки сковані, потрібно знайти щось спільне для всіх. Тому ми комунікуємо з гостями про те, що відгукується кожному. Це любов, сім’я, стосунки з батьками, дітьми. Наприклад, на весіллі це відбувається під час церемонії одруження: коли присутніх об’єднують ідеї кохання та цінності сім’ї.

Розвиток ідеї. Тут можуть бути шоу-номери, сюрпризи, привітання, активності, де вже піднімається градус настрою гостей. Далі – піковий момент: найяскравіший виступ, найемоційніший сюрприз, виступ хедлайнера.

Подача торта. Саме задування свічок на святковому пирозі (якщо це День народження) або розрізання торта (на весіллі чи корпоративі) найчастіше стають фінальною подією свята. Після цього гості просто танцюють і спілкуються. Важливо не затягувати свято. Краще відпустити людей з відчуттям недосказаності, ніж коли гості сидять і чекають, коли все це дійство нарешті закінчиться.

event5

Важливо не забути про…

Наповнення має бути не лише сучасним, цікавим і незвичним. Його ще й потрібно максимально обіграти і персоналізувати під івент. Ідея має «заходити» гостям. Варто враховувати, наскільки вони активні, і залежно від цього додавати розваги. Якщо гості готові брати участь у святі, можна запропонувати їм майстер-класи. Пасивні гості хочуть бути спостерігачами: їх потрібно вражати, має змінюватися картинка. Навколо таких людей має щось відбуватися, але не потребувати їхніх зусиль.

Також варто виокремити час, щоб гості спокійно поїли. Тоді ми намагаємося не піднімати їх і не проводити активностей.

Під час планування свята потрібно детально прокрутити цей день у голові:

  • Як гість потрапляє на локацію?
  • Хто його зустрічає?
  • Що гість робить з квітами й подарунками?
  • Як йому мають запропонувати напої і закуски? Варіанти: в обніс (коли до гостей підходять офіціанти і пропонують їжу й напої) чи стаціонарно (коли гості підходять до столів із їжею та напоями).
  • Яка музика має грає в цей момент?
  • Чи має бути місце, де гість присяде?

Потрібно враховувати людське сприйняття світу: зір, слух, запах, дотик. Усе це має бути комфортним для гостя. Важливо не забути про першочергові потреби людини. Якщо гостеві жарко, холодно, він не може сходити до вбиральні або відчуває спрагу, то йому однаково на декор і музику.

Таким чином крок за кроком варто прокрутити цей день у голові. Краще це робити в команді. Тому що людина, яка організовує свято, занурюється в нього і може пропустити якусь деталь.

Щось пішло не так

На святі завжди щось іде не за планом. Кур’єр з тортом потрапив у затор. Зникла електрика. Почався дощ, хоча за прогнозом його не було і наречені не хотіли ставити шатро. Завжди потрібно передбачати такі ситуації.

Синоптики говорять, що дощу не буде? Значить треба думати, що робити, якщо дощ піде. Ти накриєш столи плівкою, у тебе є великі парасолі для гостей чи, можливо, тераса? У будь-якому випадку має бути план «Б».

Якщо сталося щось взагалі незаплановане, потрібно реагувати спокійно. Зважено шукати вирішення питань і не показувати емоцій. Бо гості одразу зрозуміють, що щось іде не так.

Приклади свят для твого натхнення

Весілля fashion-фотографки, максимально не схоже на весілля

Наречені хотіли створити на весіллі атмосферу вечірки (хоча це і була вечірка на 100 людей). Декор був ненав’язливим і органічним: трояндові кущі виглядали так, ніби вони завжди тут росли. Команда організаторів знала всіх гостей: нам заздалегідь надіслали їхні фото і коли люди приходили на свято, одна хостес по рації передавала другій, хто прийшов. Друга вже вручала картки розсадки: ними були яблука з іменами гостей і номерами столів. Для людей це був вау-ефект.

Річниця весілля

Пара багато років прожила разом, але весілля у них не було. Ми зробили їм веселу церемонію, яку провела тітонька з РАЦСу. До свята готували багато сюрпризів для пари: друзі записали про них відео, а ми зробили нарізку старих сімейних зйомок – показали, як росли їхні діти, а потім і внуки. Якби ми не дізналися деталей історії, це свято було би просто застіллям.

Дитячий День народження у французькому стилі

На святі танцювали чечітку, співали французькою, а діти готували крем-брюле. Усі страві були автентичними. За французькою традицією, мама іменинниці розповідала гостям про кожну справу. Декор був трішки дивний, у стилі фільму «Амелі».

La petite Miroslava ♡ Birthday party from Event Cafe on Vimeo.

Свято під час пандемії

Святкування днів народжень, які організовувала наша компанія, відмінилися. Усі весілля перенеслися на наступний рік. Наші клієнти знають, як має виглядати їхня подія. І вони готові почекати, щоб не обмежувати свої мрії.

Основна цінність нашої команди: кожне свято має значення. Важливо пам’ятати, чому ви святкуєте? Чому це свято для вас важливе? У святі має бути цінність: розповісти історію пари, зібрати всю родину, об’єднати незнайомих гостей. Тоді все вийде класно. Люди стали більш вимогливими до святкувань. Вони хочуть свято з сенсом.
Фото: Event Cafe

Помилка в тексті? Виділи її, натисни Shift + Enter або клікни тут.

comments powered by Disqus