26 порад, як організувати захід і не прогоріти

event5

Представники Ukrainian Volunteer Service, «Громадського хабу» та Київського молодіжного центру на пальцях розповідають, як організувати масштабний захід. І дають 26 порад, як співпрацювати з волонтерами, просувати захід у соцмережах, вибудовувати логістику і не згоріти. А подивитись, як ці поради працюють на практиці, можна 18 листопада на «Важливостях» – фестивалі можливостей для молоді у громадському секторі. Реєстрація ще відкрита.

oooo.plus_1458

Марія Донець, Ukrainian Volunteer Service

oooo.plus_1414

Сергій Зайченко, «Громадський хаб»

oooo.plus_1828 (1)

Світлана Пустова, Київський молодіжний центр


Як розподіляти відповідальність, обов’язки і нічого не забути?



Порада №1. Не починай щось робити, поки всі не зрозуміли «навіщо», не розписали детально «як», не домовилися про «що саме» і не придумали, як це все назвати. Найкраще все продумувати, заповнюючи сторінку проекту у «Фейсбуці»: це допоможе одразу структурувати інформацію.



Порада №2. Нема презентації – немає проекту. Створи презентацію на 10-15 слайдів для партнерів, спонсорів, потенційних співорганізаторів. Візуалізація, на відміну від слів, допомагає чітко уявити, який вигляд матиме проект.



Порада №3. Розподіли обов’язки в команді. Завжди має бути менеджерська позиція для людини, яка спостерігатиме за всім «згори» (та підхоплюватиме термінові завдання), а також відповідальні за напрями, адже без них доведеться переробляти чи робити все з нуля.



Порада №4. Враховуй мотивацію та бажання кожного при розподілі. Потрібно спілкування та нові знайомства? Координатор волонтерів. Потрібні зв’язки з організаціями, компаніями? Напрямок фандрайзингу, пошуку партнерів та спонсорів. Набути досвіду в журналістиці? SMM, PR.

event4 (1)
Порада №5. Завдання потрібно максимально конкретизувати і розписувати всі деталі. Можна зробити це на дошці Kanban або створювати картки у Trello. Що не записано – того не існує. Також не забувай про дедлайни і максимально відображай процес виконання завдання.



Порада №6. Коли ти координуєш усе разом, а воно горить і ти нічого не встигаєш, не забувай про команду. Хочеш зробити ідеально – роби самостійно, але це стосується тільки маленьких проектів. В усіх інших випадках вчися делегувати завдання і не забувай давати людині відчуття відповідальності. Скажи їй, що не просто просиш допомогти з пошуком партнерів, бо не маєш можливості. Підкресли, що робиш це й тому, що довіряєш її комунікативним навичкам.

При делегуванні попроси повторити, а краще записати завдання того, кому його делегували. Інакше ризикуєш запустити зіпсований телефон.



Порада №7. Пам’ятай, що без волонтерів ваш проект не відбувся б. Чим більше людей відчуває причетність до проекту, тим більше людей братимуть участь, напишуть про нього та розкажуть іншим. Перед тим, як шукати волонтерів через Google-форми, розпишіть детально, куди, скільки та хто вам потрібен.



Порада №8. Діалогів у «Телеграмі» чи «Фейсбуці» багато не буває. Створюй їх для координаторів, за напрямами діяльності, для волонтерів – і всі завжди будуть на зв’язку. Це зручно використовувати для комунікації до, під час та після проекту.

Порада №9. Зворотній зв’язок.
Потрібно обговорити всі плюси та мінуси, всі успішно та погано виконані завдання. Подякуй усім разом та окремо, наживо та в діалогах. Напиши окремі пости для партнерів та спонсорів, не забудь про фото- й відеозвіти.

event3 (1)

Реклама

Як ефективно працювати з волонтерами?

Порада №10. Волонтери на заході – насамперед, люди, які створюють унікальну атмосферу, а вже потім допомагають функціонально. Подбай про те, щоб вони були щасливі й чітко розуміли мету та цінності заходу, якому допомагають. 



Порада №11. Обов’язково знайом волонтерів з командою організаторів, їхнім координатором та одне з одним до заходу. Так звану «інтеграційну зустріч» можна проводити за декілька днів до старту проекту. У людей, які вже знайомі й знають цікаві факти одне про одного, більше мотивації працювати разом. 



Порада №12. Волонтери повинні мати лише одного координатора серед організаторів. Усі завдання під час заходу, переміщення й термінова робота мають передаватися через цю людину. Це допомагає уникнути хаосу та вибудовує довіру у волонтерів. Так вони впевнені, що їх ніхто не змусить виконувати ту роботу, на яку вони не розраховували.


Порада №13. Обговорюй заздалегідь деталі про час роботи, правила та розклад. Візуалізуй усю необхідну для волонтерів інформацію. Пошир їх у спільних чатах, особистих повідомленнях і відправ на пошту. Вона завжди має бути під рукою, щоб волонтери не чіпали координатора стосовно дрібниць. Обов’язки волонтерів було б ідеально проговорити заздалегідь, на інтеграційній зустрічі разом з усіма волонтерами.



event2 (1)Порада №14. Продумай, як ти будеш заохочувати й мотивувати волонтерів. Адже волонтерство – це не безкоштовна праця. Подбай про те, щоб їм було принаймні комфортно й весело. Як варіант, дізнайся, з яким гостем чи промовцем хоче познайомитись волонтер, і посприяй цій зустрічі.



Порада №15. Не забувай про візуальну частину. Волонтери мають відрізнятись і бути помітними. Якщо бюджету на футболки або коштовні роздаткові матеріали немає, використовуй альтернативні варіанти – набір наліпок, індивідуальні бейджі чи браслети на руку. Це також допоможе людям відчути їхню важливість і унікальність.



Порада №16. Збирай волонтерів у чаті в одному месенджері для комунікації під час та після заходу. 



Порада №17. Заздалегідь виріши, хто з волонтерів на якій позиції працюватиме, і попередь їх. Так ти матимеш змогу корегувати «карту волонтерів» згідно з їхніми побажаннями. 



Порада №18. Пам’ятай: волонтери – це люди, які витрачають свій час на допомогу тобі, бо ти і твоя подія їм до вподоби. Усміхайся! Радій їхній присутності й покажи, що ти цінуєш їх як членів команди. Покажи, що вони незамінні, і поважай їхню увагу та час. 



event1 (1)

Як і де розповідати про захід?


Порада №19. Просування дуже тісно пов’язане з ідеєю заходу. Перед початком комунікацій потрібно дуже чітко зрозуміти: для кого цей захід, чим він корисний, що вмотивує людей прийти, а що ні.


Наприклад, на фестивалі «Важливості» цільовою аудиторією були активні школярі та студенти. На фестивалі вони можуть познайомитися з організаціями, які потребують нових волонтерів та стажерів, а ще послухати лекції та завести корисні контакти.

Що ж до мотивації, то молодь цікавлять виклики, і вони хочуть долучатись до глобальних рухів, щоб відчувати себе важливими, незамінними та корисними. Тому громадські організації для них привабливіші за комерційні фірми, і таке середовище вмотивує їх прийти. Натомість відлякати їх може незрозумілість формату, тому ми намагаємось комунікувати і пояснювати ідею максимально просто.  

Порада №20. Коли пишеш опис події, пиши лише по суті. Стиль – другорядне, а абстрактні прикметники не допоможуть зрозуміти суть. Тому відповідай на запитання: що конкретно буде, для кого це, які умови участі.



questionПорада №21. Вражати і привертати увагу треба візуальним складником: картинками до постів та обкладинкою заходу. Можна використати банки безкоштовних фото і оформлювати картинку за допомогою різних сервісів.
 

Порада №22. Попроси друга-дизайнера зробити вам картинку. Погані картинки дуже відлякують, тож не роби самостійно, якщо не вмієш. Якщо ж узагалі без варіантів, то хоча б подивись безкоштовні бази з макетами брошур і постерів, та спробуй зробити щось на основі них.


Порада №23. Це дуже залежить від аудиторії, але майже у всіх випадках слід робити акцент на поширенні інформації у «ФБ», адже в нього зручний механізм таргетування потрібних груп людей.



Порада №24. Не женись за кількістю репостів та згадувань: краще приділити час пошуку груп та спільнот у соцмережах, де «сидить» потрібна аудиторія. Проси лідерів думок певної сфери написати запрошення.

Порада №25. Не бійся дістати відмову. Так, пабліки чи блогери можуть відмовлятися писати про ваш захід, але якщо ти не спробуєш, вони цього точно не зроблять. Можливо, хоча б на 1 із 30 ввічливих звернень хтось відреагує, але це вже буде хоч щось.


Порада №26. Якщо хтось натисне «піду» чи «цікаво», багато друзів цієї людини побачать це у стрічці. Тому є сенс запрошувати всіх друзів, яких цікавить захід. І попроси це зробити всіх співорганізаторів.




Помилка в тексті? Виділи її, натисни Shift + Enter або клікни тут.

comments powered by Disqus